Mokapple Blog

英語学習、フルート、旅行についてのんびり描いたゆる絵日記です。

仕事で使うのはどっち?電話vsメール




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mokaです。

 

最近、電話なんて必要ないぜー!、といった意見を読んで、プチカルチャーショックを受けてます。

 

というのも、私は仕事上電話はマストアイテムであり、かなり使い込んでいるからなのですが。

電話とメールの使い分け

そんなものメールで済ませてよ!といった電話を受けることも多々ありますよね。

 

ですが私は、緊急事態が起きて、すぐに連絡を取らなければいけなかったりする時は、メールではなくて電話が適切だと思います。

 

人の命に関わるような状況の時に、"お世話になっております。実は今緊急事態が起きてまして..."なんてメールは送らないですよね。

 

メールは、1営業日以内に返信が来たらおっけー程度で考えてます。

 

電話だとその場で問題点を解決できる

電話だと、その場で状況説明をして、上からの指示を仰いで、問題を解決できます。

 

これが最大のメリット。

 

時間短縮、その場で解決!

 

これがメールになってまうと、状況の説明をメールでして、解決策などの話し合いのやり取りを2,3通して...と膨大な時間がかかってしまいます。

 

大したことない用事ならそれでもいいのですが、急ぎの時こそ電話を使った方が、効率的に時間を使えます。

 

資料を見ながら話せる

 私は、仕事で使う重要な資料は、大抵PDF化してパソコンにつっこんでいます。

 

その資料について話し合いたい時に、パソコンでメール作成しながら、別ウインドウで資料見るのは面倒くさい••••。

 

電話だと、パソコンで資料を見ながら、時には画面共有したりなんかして話し合うことができるので、すっごく楽です。

記録に残したいことはメールで

ここまで電話を擁護して来ましたが、私は基本的にはメール派です。

 

特に記録に残しておくべき重要な内容だったり、今後見返すことがある様な事柄については、メールの方がいいと思います。

 

電話だと聞き間違えとかもありますし、伝えた証拠が残らないので言った、言っていない、という言い合いにもなる可能性が出ますよね。

 

 状況に応じて使い分けを

電話もメールも状況を間違えなければ効率よく使えるツールです。

 

電話が緊急時に重要だと思う感覚は、もしかしたら医療従事者特有で、他の企業では必要ないのかもしれませんが•••。

 

電話で相手の話し方や、どういうタイプの人であるかというのを知るのも、結構コミニュケーションに大切ではないでしょうか。

 

この人はこの話題をするとぶっきらぼうになるから、こういう路線でうまいこと持って行こう、なんて作戦も立てれますし。

 

うまいこと状況に応じて、使い分けできればいいと思います~